Как вступить на тропу автоматизации бизнеса

Экономическая ситуация сейчас постоянно меняется, скорость принятия решений возрастает, а многозадачность становится привычным полем работы. Для снижения рисков и потерь существуют современные подходы к организации деятельности предприятия. Что такое автоматизация для руководителей и владельцев бизнеса хабаровчанам объясняли на бесплатной онлайн-конференции «Формула бизнеса» (16+). 

Если каждый из ваших сотрудников будет крутиться только в собственной системе координат, то, скорее всего, цели и скорость работы его будут отличаться от представлений руководства. Почему бы не объединиться в едином пространстве и доверить ряд стереотипных операций и бизнес-задач так называемой CRM-системе? Современная программная «Система управления взаимоотношениями с клиентами» позволит компании остаться на плаву в новой реальности, увеличит продажи и будет мотивировать команду.

В этом уверяли хабаровских предпринимателей на онлайн-конференции. Примерно тысяча человек наблюдала за прямой трансляцией события, которую потом, увы, нельзя было просмотреть в записи. Так что все, кто дослушал спикеров до конца, получили дипломы, контрольные списки или чек-листы, а также электронные книги, скидки на услуги, презентации каждого выступающего. 

Цель, планерки и контроль

Любопытным мне показалось выступление Татьяны Овчинниковой, директора сети станций постгарантийного обслуживания автомобилей. Она рассказала: какие десять методов помогут контролировать работу в компании. Благо, Татьяна работает в сети автосервисов России, которая открыта с 2008 года. Они, естественно, преодолели за это время вместе со страной несколько кризисов, а как иначе? Франшиза, по словам Овчинниковой, является лидером на рынке, где работает 288 сервисов в двух странах и 142 городах. 

Итак, компания Татьяны каждый год, оказывается, ставит перед собой одну большую цель. В 2022-м она касается выручки. Если вы руководитель, ответьте себе на вопрос: какая цель у вашей компании? Знают ли о ней сотрудники? Прописаны ли конкретные пути ее достижения? Какая продумана мотивация для сотрудников по отношению к цели? О годовой задаче советуют системно информировать работников и проговаривать, на какой стадии процесса все находятся.

Во-вторых, важный момент касается встреч руководства с сотрудниками и клиентами. И снова задайте себе ряд вопросов: как часто вы проводите встречи с сотрудниками? Какие они по длительности, по задачам, по планам, по результативности? Здесь главное, уверяет Татьяна, чтобы все находились в едином информационном поле.

Этому, по словам спикера, весьма способствует старый добрый способ, именуемый «летучки». В крупной компании, где трудится Татьяна Овчинникова, есть четыре типа встреч: совет директоров; квартальная; ежемесячная: общая и индивидуальная.

Но, к примеру, у вас это все есть, но почему-то не работает, прогресса не наблюдается. По мнению спикера, это происходит из-за того, что никто эти процессы не контролирует.

Есть общеизвестные типы «чекинга»: тайный покупатель, открытые проверки (аудит за один день), ведение документов в режиме онлайн, обратная связь от клиентов и от сотрудников раз в месяц. А также можно проводить аттестацию для оценки профессионализма, от результатов которой будет зависеть уровень зарплаты. Чем не дополнительная мотивация?

В качестве инструментов контроля сотрудников предлагается, чтобы каждый отправлял план дня, к примеру, в общую группу в мессенджере. Потом все сообщают об итогах дня, что сделано или перенесено - и почему. Еще два инструмента – подведение «итогов-побед» каждую неделю в команде и фотоотчет с рабочего места по завершению дня. Последнее касается даже руководителя!

Объяснить, как детям

Другой выступающий на конференции – Владимир Бурков, он занимается всем, что связано с продажами, маркетингом и коммуникациями в организации по внедрению CRM-систем. Если Татьяна Овчинникова говорила преимущественно о крупных игроках рынка, то блок Буркова был нацелен на предприятия малого и среднего предпринимательства. А также на тех, кто еще не приступал к автоматизации - от слова «совсем».

Проработав с 450 проектами по автоматизации бизнеса, Владимир считает, что чаще всего люди не вступают на этот путь прогресса по двум причинам - финансовым и инерционным. Мол, это все очень дорого. А еще у многих просто нет понимания: а зачем это нужно, если вся информация и так хорошо «уживается» в привычном многим Excel? 

В итоге, для таких «упертых» предпринимателей в Новосибирске даже запустили проект «Цифра для маленьких» при поддержке центра оказания услуг «Мой бизнес». Суть в том, что руководитель платит всего пять тысяч рублей за внедрение с нуля 

CRM-системы, а остальную часть субсидирует государство.

В проект вошли 20 участников. И вскоре стали видны и некоторые их «общие боли»: желание получить все и сразу; повторить точь-в-точь за конкурентом; завышенная самооценка и самоуверенность, что все получится с первого раза и будет легко.

Владимир Бурков советует оставаться адекватным. Ведь CRM-система имеет огромный функционал, из которого нужно выбрать только то, что реально полезно - и именно для вашей компании. Поэтому на старте проекта надо поговорить со всеми сотрудниками и поставить их перед фактом: автоматизация будет, и их задача сделать так, чтобы для организации это случилось как можно более гладко и эффективно.

Экзамен для новичков 

Далее руководителю нужно выбрать всего одного человека, который будет отвечать за этот процесс. Нужно также «проявить титанический характер» и отказаться от всяких «пробных запусков». Сотрудники будут по ходу дела записывать недоработки, чего не хватает для лучшего функционала. Не ждите лучших времен, говорит спикер, сразу работайте по-новому! 

Еще один совет от профессионала: если до этого все работали в Excel, то первым делом нужно перенести весь функционал оттуда в CRM-систему. А еще надо так изловчиться, чтобы упростить все до четырех этапов. И последнее – когда все готово, то руководителю проекта по автоматизации нужно выделить время, затем по очереди посадить каждого сотрудника за стол рядом с собой и, как ребенку, показать, куда нажать, как заполнять форму, где появляются уведомления. Коллега должен записать услышанное, потом повторить все это на практике. 

Если у компании есть возможность, то даже можно провести «экзамен» по освоению CRM-системы. Как говорит спикер, никогда не стоит в таком деле полагаться на самостоятельность. А вы бы вступили на тропу автоматизации?